Hoe veilig is e-facturatie eigenlijk?

E-facturatie klinkt superhandig: geen papier meer, geen stapels enveloppen op je bureau, en alles netjes digitaal geregeld. Maar zodra je het woord ‘digitaal’ zegt, hoor je bij sommige mensen meteen het interne alarm afgaan. Want hoe zit het eigenlijk met de veiligheid? Laten we daar eens op een relaxte, maar toch serieuze manier induiken.

Digitale veiligheid begint bij de basis

Voordat we meteen in paniek schieten over hackers in hoodies, is het goed om te begrijpen hoe e-facturatie werkt. Een E-factuur gaat niet zomaar via een random e-mail bij de klant terecht. Er zit vaak een beveiligde verbinding achter, met encryptie die ervoor zorgt dat niemand onderweg kan meelezen. Dat is eigenlijk alsof je brief niet in een gewone envelop zit, maar in een onbreekbare kluis wordt bezorgd.

Daarnaast werken veel e-facturatieplatforms met dubbele verificatie. Je weet wel, dat moment waarop je een sms-code moet invullen om in te loggen. Ja, het voelt soms alsof je je eigen bank probeert te hacken, maar het zorgt er wél voor dat kwaadwillenden niet zomaar bij je facturen komen.

Ook belangrijk: factuurdata wordt meestal opgeslagen op beveiligde servers. Denk aan datacenters met strikte toegangscontrole, firewalls, en mensen die fulltime bezig zijn om cybercriminelen buiten de deur te houden. Dus tenzij je per ongeluk je wachtwoord op een bierviltje schrijft en laat slingeren, zit je meestal goed.

Hoe voorkom je dat je zelf de zwakke schakel bent

Technologie kan nog zo goed beveiligd zijn, maar als jij overal hetzelfde wachtwoord gebruikt (en dat ook nog ‘Welkom123’ is), dan ben je zelf het grootste risico. Het begint allemaal met sterk wachtwoordbeheer. Denk aan een wachtwoordmanager die codes maakt die zelfs je kat niet kan raden.

Let ook op bij welke apparaten je inlogt. Een openbare computer in een koffietentje klinkt gezellig, maar is ongeveer net zo veilig als je bankpasje op tafel laten liggen met je pincode erbij. Zorg dus dat je e-facturatie altijd via je eigen, up-to-date apparaten gaat.

Phishing is een ander groot gevaar. Cybercriminelen worden steeds creatiever met nep-mails die eruitzien alsof ze van je bank of leverancier komen. Klik niet zomaar op links en check altijd of de afzender klopt. Als iets te mooi (of te dreigend) klinkt om waar te zijn, is het dat waarschijnlijk ook.

De rol van wetgeving en standaarden

E-facturatie is niet zomaar iets dat bedrijven zelf even in elkaar zetten. Er zijn internationale standaarden zoals PEPPOL die ervoor zorgen dat facturen veilig, uniform en betrouwbaar verstuurd worden. Dat betekent dat je factuur via een netwerk gaat dat speciaal ontworpen is om fraude tegen te gaan.

Daarnaast zijn er in Europa duidelijke regels voor data- en privacybescherming, zoals de AVG. Bedrijven die e-facturatie aanbieden, moeten zich daaraan houden. Doe je dat niet, dan kunnen de boetes flink oplopen. Dat is voor veel bedrijven een hele goede motivatie om de beveiliging strak te regelen.

Ook worden aanbieders vaak gecertificeerd door onafhankelijke instanties. Dat is een beetje alsof iemand van de ‘digitale brandweer’ langskomt om te checken of alles wel brandveilig is. Als gebruiker geeft dat een extra laagje vertrouwen dat je gegevens in goede handen zijn.

Waarom e-facturatie vaak veiliger is dan papier

Het klinkt misschien gek, maar een papieren factuur kan eigenlijk veel makkelijker onderschept of vervalst worden dan een digitale. Een envelop kan kwijtraken, in verkeerde handen vallen of zelfs worden geopend zonder dat je het merkt.

Digitale facturen hebben vaak digitale handtekeningen die bewijzen dat het document niet is aangepast sinds het verzenden. Als iemand probeert te rommelen, valt dat meteen op. Dat maakt fraude een stuk lastiger.

Bovendien kun je in veel e-facturatiesystemen precies zien wie wat heeft gedaan en wanneer. Die ‘audit trail’ is handig als je ooit moet bewijzen dat een factuur wel degelijk is verstuurd of ontvangen. Zo voorkom je eindeloze discussies over ‘ik heb hem nooit gehad’.